Die Sicherste Online-Buchhaltungssoftware

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Mit einer Online- oder webbasierten Buchhaltungssoftware werden die Finanzdaten eines Unternehmens vom Lieferanten gehostet. In diesem Software-as-a-Service (SaaS)-Modul werden die Daten auf sicheren Servern mit automatischer Sicherung und Redundanz gespeichert. In den letzten Jahren sind diese Programme sehr anpassungsfähig geworden:

Unternehmen bezahlen nur noch für die Dienstleistungen, die sie in Anspruch nehmen. Diese Flexibilität und der fehlende Investitionsbedarf ziehen vor allem kleine und mittlere Unternehmen an.

Wegen hunderten von Online-Buchhaltungsprogramme, kann es sehr schwierig sein, zu entscheiden, welches für Ihr Unternehmen das Beste ist. Dieser Einkaufsführer wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, sich auf dem Markt der Online-Buchhaltungssoftware zurechtzufinden.

Außerdem werden wir in diesem Artikel bereits folgendes abdecken, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen:

  • Was ist eine Online-Buchhaltungssoftware?
  • Welche Art von Käufer sind Sie?
  • Nutzen und mögliche Probleme
  • Markttrends zum Verstehen
  • Die Lieferantenlandschaft

Was ist eine Online-Buchhaltungssoftware?

Buchhaltungslösungen verfolgen die Finanztransaktionen innerhalb eines Unternehmens. Zu den typischen Merkmalen gehören:

  • Hauptbuch
  • Verbindlichkeiten/Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  • Module für die Personalabrechnung und das Berichtswesen

Spezialsysteme haben oft zusätzliche Funktionen, die auf einen bestimmten Markt zugeschnitten sind. Dazu gehören die Fondsbuchhaltung für Non-Profit-Organisationen, die Provisionsberechnung für vertriebsorientierte Geschäfte wie Immobilien, die Ratenanalyse für Banken oder die Schadenbearbeitung für Arztpraxen.

Online-Buchhaltungssysteme sind speziell für die Nutzung über das Internet konzipiert und nicht für die lokale Installation auf Firmencomputern. Dies reduziert die Anforderungen an die Informationstechnologie wie Serverhardware, Backups und Wartung und verlagert die Ausgaben von großen Investitionskosten im Voraus auf eine viel geringere, aber laufende, monatliche oder jährliche Gebühr.

Es gibt zwei Arten von Buchhaltungssoftware online: browserbasierte, SaaS- und Application Service Provider (ASPs). SaaS-Lösungen sind so konzipiert, dass der Benutzer über einen Internetbrowser wie Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari auf die Informationen zugreifen kann. Auf diese Weise kann von überall auf die Informationen zugegriffen werden, und sie sehen immer genau gleich aus. Ein ASP ist ein Client-Server-System, bei dem das Unternehmen einen kleinen Software-Client auf seinen Computern installiert. In beiden Modellen – SaaS und ASP – werden alle Daten vom Anbieter auf einem Remote-Server gehostet. Die meisten ASPs sind auch „webfähig“, d.h. ein Web-Browser kann bei Bedarf verwendet werden, hat aber einige Nachteile, da er nicht für diesen Zweck konzipiert ist.

Welche Art von Käufer sind Sie?

Online-Finanzsoftware lässt sich in drei Hauptkategorien einteilen:

Lösungen für die Unternehmensressourcenplanung (ERP). Dies beschreibt eine integrierte Suite von Funktionen, die Fertigung, Vertrieb, Customer Relationship Management, Projektmanagement, Supply Chain Management usw. umfasst. Käufer werden ein ERP wünschen, wenn sie nach einer umfassenden Komplettlösung suchen, von der die Buchhaltung nur ein kleiner Teil ist.

Basissysteme. Basisprogramme online, die nicht Teil eines ERP sind, sind in der Regel viel kostengünstiger zu kaufen und lokal zu installieren, und es gibt nicht sehr viele webbasierte Systeme, die sich auf diesen Markt konzentrieren. Aber es gibt eine Handvoll verfügbar, wenn dies das von Ihnen bevorzugte Bereitstellungsmodell ist und Sie nur grundlegende Funktionen benötigen. Es gibt auch eine Reihe von Online-Händlern, mit denen Sie nur die Funktionen auswählen können, die Sie verwenden möchten.

Fondsbuchhaltungslösungen. Es gibt mehrere Produkte, die speziell für den Non-Profit-Markt entwickelt wurden, die branchenspezifische Funktionen wie Fondsbuchhaltung, Bestellanforderungen sowie Förder- und Spendenmanagement beinhalten.

Nutzen und mögliche Probleme

Ein webbasiertes System hat eine Reihe von wesentlichen Vorteilen gegenüber herkömmlichen lokalen Softwareplattformen:

Größeres Maß an Interaktivität. Die Online-Buchhaltungssoftware erweitert die Systemfähigkeiten um Funktionen wie Online-Zahlungen und Mitarbeiterportale. Ein Online-Buchhaltungssystem kann eine Benutzeroberfläche für Geschäftsleute und Kunden für Kommunikation und Vertrieb unterstützen. Online-Zahlungen sparen Zeit durch die Integration mit der Kreditorenbuchhaltung und dem Hauptbuch, um die Bücher eines Unternehmens automatisch zu aktualisieren. Online-Mitarbeiterportale können die Flexibilität der Kommunikation und Zusammenarbeit erhöhen.

Begrenzte IT-Belastung. Der browserbasierte Zugriff auf die Web-Accounting-Software vermeidet potenzielle Kompatibilitätsprobleme, die manchmal auftreten können, wenn Sie diese Art von Programmen lokal auf Ihrem System installieren. Darüber hinaus übernimmt der Anbieter alle routinemäßigen Backups, Upgrades und Wartungsarbeiten und spart so viel Zeit und Geld für die IT-Infrastruktur, was insbesondere für kleinere Unternehmen von Vorteil ist.

Geringere Vorabkosten. Anstatt eine hohe Einrichtungsgebühr zu zahlen, sind webbasierte Systeme eher auf Abonnementbasis erhältlich. Im SaaS-Modell zahlt der Nutzer eine monatliche oder jährliche Gebühr, was ihn zu einem niedrigen, aber laufenden Betriebsaufwand und nicht zu einem Kapitalaufwand macht.

Datensicherheit. Webbasierte Softwareanbieter haben strenge Sicherheitsanforderungen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten vor Hackern geschützt und vor Verlust geschützt sind. Daher wird ein Absturz, Diebstahl oder eine andere Gefahr für die Computer des Unternehmens vor Ort die Daten der Betriebsbuchhaltung nicht zerstören. Viele Online-Lösungen ermöglichen es Unternehmen auch, ihre Daten lokal herunterzuladen, wenn dies gewünscht wird.

Obwohl webbasierte Lösungen nicht die gleichen Investitionen in Hardware erfordern wie herkömmliche Softwareinstallationen, können die Abonnementkosten mit der Zeit steigen. Je länger es in Gebrauch bleibt, desto mehr zahlt der Nutzer, und nach einigen Jahren können die Kosten das übersteigen, was für ein On-Premise-System bezahlt worden wäre. Dies gilt insbesondere für größere Unternehmen, die über die Kapital- und IT-Infrastruktur verfügen, um ein Vor-Ort-System kostengünstiger zu gestalten.

Ein weiteres Thema, das beim Kauf eines neuen Produkts zu berücksichtigen ist, ist die Sicherstellung des User-Buy-ins. Wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihnen neue Software „aufgezwungen“ wird, widersetzen sie sich eher ihrer Implementierung. Deshalb ist es wichtig, sie für die Vorteile des neuen Programms zu begeistern. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sie in den Auswahlprozess einzubeziehen, indem man sie entweder direkt zu den Demos einlädt oder, wenn es zu viele Benutzer dafür gibt, zumindest die Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu den Merkmalen befragt, die sie in einem neuen Programm wünschen würden.

Markttrends Verstehen

Anpassung. Ein wachsender Trend im SaaS-Buchhaltungsmarkt ist die Möglichkeit, die Funktionen auszuwählen, die Ihr Unternehmen benötigt oder benötigt. Wenn Sie nur eine Hauptbuchhaltung benötigen, das ist alles, wofür Sie bezahlen, und wenn Sie Prognosen, aber kein Grant-Management wünschen, wird die Software diese nicht enthalten.

Elektronische Zahlungen. Die Möglichkeit, Rechnungen zu bezahlen und Belege elektronisch zu erfassen, ist eine gute Möglichkeit, Zeit und Geld zu sparen. Die Vorteile sind stark genug, dass die meisten Lösungen elektronische Zahlungsmerkmale entwickeln, damit ihre Kunden diese Möglichkeiten voll ausschöpfen können.

SaaS für größere Unternehmen. In der Vergangenheit wurden webbasierte Systeme ausschließlich als Online-Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen vermarktet, die sich die mit einem Vor-Ort-System verbundenen Vorlaufkosten nicht leisten konnten. Heute jedoch – obwohl viele kleine Unternehmenssysteme immer noch SaaS-Modelle anbieten – richten sich immer mehr Anbieter an größere Unternehmen mit SaaS-Lösungen, die eine extrem hohe Funktionalität bieten, wie im ERP-Bereich, die das Beste aus beiden Welten bietet.